Большие задачи для маленьких компаний

Неоспорим тот факт, что автоматизация бизнес-процессов нужна всем, в том числе и малому бизнесу: организациям, где число сотрудников не превышает одного-двух десятков, а количество компьютеров можно пересчитать по пальцам. При этом у представителей малого бизнеса для проведения масштабного проекта автоматизации часто не хватает ни времени, ни ресурсов, а потому осваивать новую систему нередко приходится буквально в боевых условиях.

Компания «КомплектСнаб», производитель запчастей и деталей для паровых и гидравлических турбин, делится своим опытом автоматизации управленческого учета. В компании работают 30 сотрудников. У предприятия нет директора по информационным технологиям, поэтому на наши вопросы ответила Клавдия Солопова, финансовый директор.

Интервьюер: Когда возникла необходимость автоматизации учета в вашей компании?

Компания у нас небольшая; свою производственную деятельность мы начали только в сентябре прошлого года, используя площади, арендуемые на одном из предприятий Петербурга. Мы хотели, чтобы начало нашей деятельности было «цивилизованным», поэтому приняли решение сразу же приобрести и внедрить соответствующий программный продукт, позволяющий автоматизировать работу наших сотрудников с заказчиками и поставщиками, а руководителю — наблюдать и контролировать деятельность подчиненных.

Интервьюер: Кто выполняет роль постановщика учета?

На начальной стадии проекта, учитывая малую численность персонала, функция постановки и ведения управленческого учета была возложена на бухгалтера. В ближайшее время к работе с программой планируется подключить технолога и конструктора производства, а также менеджера, отвечающего за оформление коммерческих предложений.

Интервьюер: Какие бизнес-процессы были автоматизированы в первую очередь?

Одним из важнейших бизнес-процессов для нас является взаимодействие с покупателями. С точки зрения программы, основной документ учета - заказ покупателя; на его основании мы создаем заказы поставщикам, заказы на производство. Ежедневно используем состояния заказов: на рабочем столе системы сразу видно, какие заказы оплачены, но не отгружены (или отгружены частично), какие из них в работе, а какие являются только заявками. Очень удобны пиктограммы оплаты и отгрузки в журнале заказов покупателей. Часто пользуемся отчетами по взаиморасчетам с покупателями для детального анализа долгов компании и контрагентов.

Интервьюер: А как обстоят дела с автоматизацией производства?

Так как основной деятельностью компании является производство, именно заказам на производство уделяется особое внимание. В компании приняты различные схемы работы:

- оказание производственных услуг,

- выпуск продукции из собственных материалов,

- принятие материалов в переработку.

В разных случаях формируются разные документы, позволяющие отследить сроки выполнения работ и правильно отразить бизнес-процессы. Выглядит это следующим образом: при создании заказа на производство технолог-конструктор заполняет производственную спецификацию, на основе которой осуществляется закупка материалов.

Заказы на производство планируются по времени – в каждом заказе указывается время старта и финиша производственных работ. Ежедневно мы контролируем состояние производственных заказов; можем быстро выяснить, когда заказ пойдет в работу, заказаны ли материалы. По факту выполнения работ формируется списание материалов, приходуется готовая продукция. Очень важно, что производственные заказы и закупки создаются на основе заказов покупателей. Таким образом, мы можем проследить весь бизнес-процесс с момента прихода заявки до формирования акта выполненных работ или отгрузки.

Интервьюер: Как реализовано управление трудозатратами на производстве?

По факту отработанного времени формируется табель учета рабочего времени. Для определенных категорий сотрудников в системе эти данные используются при расчете бонусов – настроена формула расчета премий по отработанным часам.

Интервьюер: Пришлось ли вам столкнуться со сложностями?

Сложным моментом для нас оказалась настройка обмена данными управленческой системы с бухгалтерской. В принципе, данные, требуемые для ведения бухгалтерского учета, переносятся в «1С:Бухгалтерию 8». Но есть ряд нюансов. Например, в управленческой системе при производстве мы используем несколько складов, а в бухгалтерской системе достаточно одного. При переносе документов из 1С:УНФ в «1С: Бухгалтерию 8» требуется вручную проставлять склад, «правильный» с точки зрения бухгалтерской базы. Перенос данных – один из самых сложных моментов в ведении учета.

Интервьюер: Есть ли в вашей компании выделенный ИТ-специалист?

У нас есть системный администратор, он работает по совместительству и выполняет чисто вспомогательные функции по наладке и установке программного обеспечения.

Интервьюер: Какие информационные системы Вы используете или планируете использовать?

Мы используем семь компьютеров, пять из них объединены в локальную сеть. Собственно говоря, это пять запланированных нами рабочих мест с установленной программой «1С: Управление небольшой фирмой». Каких-либо других информационных систем у нас нет, за исключением, разумеется, Microsoft Office.

Интервьюер: Как вы выбирали платформу для автоматизации работы компании?

В первую очередь, мы решили рассмотреть крупномасштабную систему — «1С: Управление производственным предприятием». Но затем, совместно со специалистами ГК «СофтБаланс», пришли к выводу, что для нас она пока слишком велика, поэтому остановили выбор на уже упомянутом «Управлении небольшой фирмой». В данной программе нам понравился целостный подход, который охватывает, среди прочего, и производственный сектор.

Интервьюер: Предусматривался ли при выборе решения фактор возможного масштабирования вашей компании?

Мы понимаем: если нам не хватит функционала, закажем доработку программы. А в дальнейшем жизнь покажет. Если « входишь во вкус», сразу понимаешь, чего именно тебе не хватает. Я всю жизнь работаю финансистом и уже сейчас вижу, что может потребоваться дополнительно. Большинство вопросов можно решить путем доработки системы, а если не получится, будем думать, что делать дальше. Ситуация несколько осложняется тем, что наша компания еще не вышла на планируемые обороты; не начала приносить прибыль. Поэтому в течение года мы не планируем никаких качественных изменений. Главное — освоить имеющийся сейчас функционал.

Интервьюер: Всегда ли Вы находили взаимопонимание со специалистами компании-поставщика?

Пожалуй, основная сложность заключается в том, что поставщики, внедренцы и консультанты не всегда понимают специфику нашего производства. Как мы решаем эту проблему? Садимся вместе со специалистом и разбираемся во всех вопросах. На данный момент вроде бы все проблемы решены, однако, у нас запланирован следующий этап автоматизации управленческого учета. И тогда, я думаю, нам вновь понадобится помощь консультантов с их экспертными знаниями.

Интервьюер: Какие статьи включает бюджет, выделяемый на ИТ в вашей компании?

В 2013 году мы заложили в бюджет расходы не только на сопровождение в рамках ИТС (Информационно-технологическое сопровождение – прим.ред.), но и на консультационную поддержку, которая может нам понадобиться.

Интервьюер: Какие самые острые проблемы в области ИТ стоят сегодня перед вашей компанией?

Прежде всего, люди не готовы к тому, чтобы работать в единой программной среде. Когда у каждого на компьютере свои таблицы, файлы, заметки — это одно, а когда твоя информация становится доступна и видна не только тебе, но и другим сотрудникам и руководителю, возникает серьезный психологический барьер. Вторая проблема заключается в том, что если молодые сотрудники неплохо владеют компьютерной грамотностью, то люди в возрасте —хуже. Но при этом люди старшего возраста охотнее общаются со специалистами, более внимательно и аккуратно работают в программе. Но психологический барьер, повторяю, характерен для всех возрастов.

Интервьюер: Как вы мотивируете сотрудников использовать программу?

Конечно, можно сказать, что лучшей мотивацией является приказ начальства. Однако, когда человек начинает пользоваться программой, он понимает, что работать в системе эффективнее и удобнее, чем на отдельно взятом компьютере в отдельной Excel-таблице. По крайней мере, система контролирует вводимые данные, что исключает возможность случайных ошибок. К примеру, неправильную дату ты уже не введешь. Частично нами уже пройден сложный путь проб и ошибок. Как только мы начнем расширять используемый функционал, нам вновь придется пройти по этому пути, и мы к этому готовы. Мне кажется, как только сотрудники преодолеют данный психологический барьер, им самим будет интересно поскорее освоить программу и начать в ней работать максимально эффективно. Каждому человеку удобно что-то свое; у всех свои привычки, но важное свойство человеческой натуры состоит в умении приспосабливаться и адаптироваться к текущим условиям.

Интервьюер: Как вы уже сказали, в вашей компании нет выделенного ИТ-специалиста. Какими знаниями и навыками в области ИТ в этом случае должен обладать руководитель?

Он должен четко понимать, что ему нужно от программы и каковы ее возможности. И пусть для руководителя не так важны тонкости бухгалтерского учета, однако управленческую часть знать необходимо. К примеру, наш генеральный директор далек от ИТ, он чистый производственник, и мы обязательно «погрузим» его в программу. Он часто говорит: «А хорошо бы сделать то-то и то-то» — а я ему отвечаю: «Это уже есть в программе, это можно сделать уже сейчас».

Интервьюер: Спасибо за интервью!

ООО "КомплектСнаб" специализируется на изготовлении запчастей и деталей для паровых и гидравлических турбин. В том числе, компания производит и поставляет запасные части к паровым и гидравлическим турбинам производства Ленинградского Металлического завода (ЛМЗ), Калужского Турбинного завода, Харьковского Турбинного завода (Турбоатом), Уральского Турбинного завода. На предприятии внедрена система менеджмента качества на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ISO 9001:2008).

Производственная база компании располагается на территории 2700кв.м. производственных и офисных помещений. В составе цехов имеются следующие производственные участки: заготовительный, сборочно-сварочный, термообработки и азотирования, механической обработки. Станочный парк включает в себя все необходимое для механической обработки различной степени сложности и состоит из: расточного, карусельного, сверлильного, долбёжного, фрезерных, токарных, в том числе, с ЧПУ, станков.

Информация о партнере по автоматизации: Группа компаний «СофтБаланс» - системный интегратор и разработчик ПО. На рынке с 1993 года. Оказывает полный комплекс услуг по автоматизации бухгалтерского и управленческого учета предприятий и организаций любых отраслей бизнеса от индивидуальных предпринимателей до холдингов. С 1997 года ГК «СофтБаланс» - партнер фирмы «1С» и обладает подтвержденными компетенциями в областях производства, строительства, бюджетной сферы и торговли. В структуре группы компаний есть собственный Открытый Учебный Центр.